Zgodnie z art. 22c ustawy o ochronie małoletnich, wszelka dokumentacja incydentów podlega rygorystycznym zasadom poufności i bezpieczeństwa. Centralny Rejestr Zgłoszeń i Incydentów oraz powiązane z nim Karty Interwencji (notatki) są ściśle poufne i przechowywane w fizycznie zabezpieczonej, zamkniętej na klucz szafie w gabinecie pedagoga szkolnego. Dostęp do danych posiadają wyłącznie upoważnione osoby (dyrektor szkoły, wicedyrektor oraz pedagog szkolny).
Dane i dokumentacja mogą być udostępniane lub przekazywane uprawnionym organom
i instytucjom w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych szkoły, na podstawie właściwych przepisów prawa, w tym w związku ze składaniem przez szkołę zawiadomień lub wszczynaniem przewidzianych prawem procedur. Dokumentację przechowuje się przez okres wynikający z obowiązującego w szkole JRWA oraz przepisów archiwalnych i zasad retencji danych. Dyrektor szkoły odpowiada za wdrożenie odrębnej procedury bezpiecznego, komisyjnego niszczenia dokumentów nieaktualnych po upływie wymaganych terminów retencji danych.